5 dicas simples para aumentar a sua produtividade

Quando comecei a faculdade que estou cursando a pouco mais de 2 anos ainda tinha muitos vícios de colégio, a falta de organização talvez fosse o mais evidente e isso se refletiu nos primeiros períodos da graduação. Apostilas que eu não achava mais, trabalho que não sabia em qual pasta estava, não lembrava nem de metade das notas que eu havia tirado no período (custa anotar?), sempre deixando tudo para a última hora (clássico).

Como devem imaginar, esses não são costumes muito bons pra alguém, como eu, que quer ser bem-sucedido. Faz um tempo que tento mudar alguns hábitos, e destas tentativas tirei essas 5 dicas que, apesar de eu ser universitário, também servem para estudantes e profissionais. As dicas não tem muita complicação e necessitam de apenas uma dose de boa vontade para serem executadas (duas doses se você estiver trabalhando até tarde da noite).

Sem mais delongas:

1 - Organização

A organização pessoal é de extrema importância no seu dia-a-dia e pode ser o pilar central da sua produtividade. Mas calma, não adianta só criar uma meia dúzia de pastas no seu computador (comecei fazendo isso). Uma boa meta de organização no computador é você SEMPRE saber onde está um arquivo desejado ou pelo menos saber a pasta onde a pasta que o contém se encontra.

Por exemplo, se tenho uma pasta principal FelipeHummel (a home dos usuários de Linux) e quero achar algo relacionado a minha faculdade, é interessante que ela esteja na pasta FelipeHummel/Faculdade/ você pode não saber onde exatamente está lá dentro, mas já é uma boa pista. Seguindo esse mesmo raciocínio para as pastas mais interiorers você vai ver que para achar qualquer arquivo você só precisará seguir o nome das pastas.

Só pra lembrar, o nome dos arquivos também é MUITO importante. Então nada de colocar trabalho1, trabalho11, trabalho2agoratacerto, muito menos teste1, teste22 e coisas do tipo. Lembre-se que a sua memória pode não lhe ajudar na hora de lembrar o que diabos é aquele trabalhoteste123agoravai.doc

Pra quem não consegue fazer o que foi citado acima, ou quer uma solução mais imediata, pode procurar por programas que fazem busca dentro do seu computador e dão respostas quase imediatas e com bom grau de precisão:

• Google Desktop
• Yahoo Desktop Search
• Launchy (procura apenas por nomes de arquivos)
• O search do Windows Vista também tem a mesma função

2 - Faça as pequenas coisas na hora em que elas surgem

Pense rápido: você tem alguma coisa pendente a fazer nesse exato momento que você levaria 2 a 3 minutos fazendo? Escrever um e-mail, ligar para alguém, anotar algo, fazer uma busca na Web. Muitas vezes deixamos de lado coisas desse tipo e quando nos damos conta temos inúmeras coisas pequenas pra fazer, mas juntas elas se transformam numa grande montanha. Sem saber, subestimamos essas coisas que acabam aparecendo com bastante frequência.

O que fazer? Deixar coisas para depois geralmente não é uma boa saída e você ainda corre o risco de esquecer o que tinha que fazer (olha a organização aí!), por isso tente guardar tempo para as coisas rápidas de serem resolvidas, você não precisa passar 3 horas fazendo a mesma coisa e deixar de lado todas as outras. Pondere bem o seu tempo. Se você parar o que está fazendo agora você vai se atrapalhar? Se não for, vá ler aquela notícia interessante, vá responder o e-mail do amigo, procure sobre aquilo que você viu na TV e te interessou.

É claro que essas coisas variam de pessoa para pessoa. Tem gente que se parar de fazer algo, perde totalmente a concentração. Nesses casos deve haver uma separação mais bem definida de tempo e o que fazer com ele.

3 - Não tenha vergonha de pedir ajuda

É comum ver pessoas já adultas com receio de pedir ajuda, especialmente à pessoas não tão próximas. Não adianta lutar, você sempre vai ter dúvidas e é bem provável que alguém que esteja ao seu alcance saiba responder. Pode ser num fórum, blog, site pessoal na Web ou pode ser seu vizinho, colega de trabalho, colega de sala.

Ter coragem para ir atrás e pedir ajuda é importante para você não ficar nadando e nunca encontrar a praia, mas também é bom saber formular sua dúvida, saber como pedir sempre com educação e sem intromissão. Pegar o MSN de uma pessoa só para ela lhe tirar uma dúvida nem sempre será uma atitude bem vista. Pergunte sempre com clareza e dando o máximo de detalhes.

No caso de um curso ou universidade, você pode e tem o direito de fazer do professor uma máquina de responder dúvidas. Professores são sempre grandes fontes de conhecimento e é bom se utilizar disso.

4 - Não tenha preguiça de dar ajuda

Outra coisa muito importante, e intimamente ligada ao ítem anterior, é dar ajuda sempre que puder. Quando você soluciona a dúvida de alguém, a pessoa ganha mas você também. Além de revisar seu conhecimento prévio, o que pode garantir não esquecê-lo tão cedo, você cria um elo, de modo que numa próxima vez aquela pessoa possa lhe ajudar.

No geral, ter e tirar dúvidas acaba gerando mais conhecimento. A discussão geralmente vai além do proposto inicialmente, e é aí que aparecem as vantagens de não ser preguiçoso e sempre dar uma ajudinha a quem precisa.

5 - Organização (denovo?)

Sim. Como venho falando, a organização pessoal é de suma importância para você aumentar sua produtividade.

Querendo ou não, todos nós acabamos acumulando uma quantidade grande de PAPEL: livros, apostilas, fotocópias, trabalhos, currículos, relatórios e outra infinidade de coisas. Como organizar isso tudo? É bem difícil fazer isso do mesmo modo dos arquivos no computador, mas podemos ter uma idéia. Separar "cantinhos" para cada coisa é uma boa idéia. Se você faz faculdade por exemplo, pode começar separando uma área pra cada matéria que esteja cursando e outra para as que já cursou. Se você trabalha, pode separar por projetos, ou por meses, anos. O modo de separar fica a seu critério.

Outro ponto importante relacionado a este tópico é a organização de compromissos. Você tem muitos compromissos? Reuniões? Ou provas e entregas de trabalho? Por que não anota tudo? Não quer anotar, tudo bem, Google Agenda para você. O importante é você se manter informado do que você deve fazer e até quando pode fazê-lo, lembrando de não deixar pra última hora, hein?

Para finalizar, gostaria de lembrar que nenhuma dessas dicas é milagrosa. Força de vontade para mudar é sempre necessário e muitas vezes é isso que falta.
Pra quem fica boa parte do dia na frente do computador, tente procurar ferramentas que ajudam sua produtividade, seja Widgets no Desktop, agenda eletrônica, uma "To-Do List". Ache as que mais lhe agradam e tire o máximo de proveito delas.

Quem quiser sugerir mais dicas, ou fazer alguma ressalva estou aberto a sugestões.